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就活 メール

10分で書ける!就活時のメールの書き方と返信のテンプレ

就職活動のメールを送る際に「この子は、ダメだな。」と思われている人は、いないでしょうか。非常にもったいないことです。今回は、就活時に気をつけるべきポイントをお伝えいたします。

■構成

1-1 件名

件名は、読んだだけで要件がわかることがポイントになります。
ひと目で要件がわかるよう書きましょう。

例)
昨日の面接の御礼
12月3日(日)の面接の時間の確認

1-2 宛名

企業名と役職名と名前は、最低限書くようにしましょう。

例)
◯◯株式会社 人事部 ◯◯様

1-3 挨拶文、自己紹介

挨拶の一言を入れ、自分を名乗って下さい。

例)
お世話になっております。
東京大学の鈴木です。

初めてメールをさせて頂きます。
東京大学の鈴木と申します。

1-4 本文、結び

本文は、簡潔にわかりやすく書きましょう。また、本文の最後には結びの言葉を入れましょう。

例)
OB訪問の日程についてご連絡致します。
下記日程のご都合は、いかがでしょうか。

10月12日(水) 11:00~15:00
10月13日(木) 11:00~15:00

お忙しい中、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。

1-5 署名

メールの最後には、必ず署名を付けましょう。署名には、大学名、氏名、電話番号、
メールアドレスを記入しましょう。

例)
———————————————————
東京大学経済学部経営学科
就活 太郎(Shukatsu Taro)
TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
———————————————————

■注意するべきメールマナー

2-1 以前のメールを消さない。

今までどのようなやりとりをしていたかを確認するため、以前のメール内容を消さないようにしましょう。

2-2 改行をする。

30文字前後で改行するようにしましょう。

2-3 PCメールを使用する。

当たり前ですが、携帯のアドレスはNGです。かならず、PCメールを使用しましょう。

■差をつけるメールマナー

3-1 返信スピード

24時間以内に返信するようにしましょう。また、5分や10分で返信が来る就活生は、とても印象に残ります。

■メールのテンプレート

4-1 OB訪問の依頼

件名:OB訪問の依頼(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

初めてメールをさせて頂きます。
私、現在就職活動中の◯◯大学◯◯学部の鈴木太郎と申します。

この度、キャリアセンターから紹介を受け、◯◯様にOB訪問の機会を
いただきたくご連絡させていただきました。
私は、現在◯◯を軸に就職活動を進めており、貴社に魅力を感じております。

お忙しい中、大変恐縮ですが今回のOB訪問についてご検討いただきましたら幸いです。
日程については、向こう2週間以内にお伺いできればと考えております。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-2 OB訪問の日程調整

件名:OB訪問の日程について(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の鈴木です。

この度、OB訪問をお受けいただけるとのこと誠にありがとうございます。
つきましては、下記いずれかの日程でご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日(◯) 10:00~15:00
◯月◯日(◯) 13:00~18:00
◯月◯日(◯) 11:00~14:00

場所については、◯◯様のご都合の良い場所にお伺いいたします。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-3 OB訪問の御礼

件名: OB訪問の御礼(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の鈴木です。

本日は、貴重なお時間をありがとうございました。
◯◯様の◯◯のお話が非常に印象に残り、◯◯業界に対しての志望度が
更に高くなりました。
本日お話いただいた話を踏まえ、これからの就職活動に活かしていきます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-4 説明会の日程連絡の御礼

件名: 説明会の日程について(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の鈴木です。

説明会の日程のご連絡ありがとうございます。
それでは、下記日程の説明会にお伺いさせていただきます。

◯月◯日(◯) 10:00~

当日は、どうぞよろしくお願いします。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-5 説明会キャンセルの連絡

件名:説明会キャンセルについて(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の鈴木です。

◯月◯日◯時からの説明会に予約させていただいておりましたが、
大学でのゼミ発表の予定が入ってしまったため今回は、説明会を
キャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。

ご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ございません。
再度、別日程にてお申込みさせていただきます。

どうぞよろしくお願いします。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-6 面接の日程連絡の御礼

件名:面接日程連絡の御礼(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の就活太郎です。

ご連絡ありがとうございます。

◯月◯日◯◯:◯◯~の面接について承知しました。

当日は、どうぞよろしくお願いします。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-7 面接の日程変更の依頼

件名:面接の日程変更のお願い(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の鈴木です。

◯月◯日に一次面接のお約束をさせて頂いておりましたが、大学でのゼミ発表の
日程が面接の日程と重なってしまいました。

そのため、大変恐縮ではございますが、日程変更をお願いしたいと考えております。

下記日程であれば、スケジュールが空いております。

◯月◯日(◯) 10:00~15:00
◯月◯日(◯) 13:00~18:00
◯月◯日(◯) 11:00~14:00

どうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

4-8 面接辞退

件名:面接辞退について(◯◯大学 鈴木)

◯◯株式会社◯◯部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の鈴木です。

◯月◯日に最終面接のお約束をさせて頂いておりましたが、平行して受けていた
企業で内定を獲得したため、こちらの面接を辞退させていただきたいと考えております。

大変申し訳ございません。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
鈴木 太郎(Suzuki Taro) ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-****-****
Mail:*******************@************.ac.jp
――――――――――――――――――――――――――――――

■10分で書くメールテクニック

10分で書くメールテクニックは、ずばり、辞書登録機能を活用することです。
よく使うフレーズを辞書登録することにより、素早いレスポンスができ、文章が間違いにくくなります。

例)

おせわ → お世話になっております。東京大学法学部の鈴木です。

どうぞ → どうぞよろしくお願い申し上げます。

ごれん → ご連絡どうもありがとうございます。

就職活動のメールの内容は、テンプレートを作成し、それを使いまわすことをおすすめします。
10回に1回でも使うフレーズがあれば、全て登録しましょう。

■まとめ

メールの内容が良いだけで内定には繋がりませんが、アピールのチャンスです。一つ一つを大切にしましょう。

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